טיפים לסדר בעסק

בפוסט הקודם הסברתי איך הנטייה של אנשים לסדר משפיעה על ניהול העסק שלהם.
בפוסט הזה אתן טיפים שימושים ומעשיים לכל אחד מהטיפוסים- המסודר והלא מסודר:

הטיפוס "הלא מסודר"

במשרד שלהם יש ערמות ניירת על השולחן ולמרות זאת הם יעידו שהם יודעים בדיוק איפה כל דבר נמצא. בכיס/בתיק שלהם תמצא מלא פתקים, הם מבזבזים שעות בחיפושים, החומר לרואה חשבון מפוזר במקומות שונים בעסק או בבית. המגרות בבית ובמשרד מלאות בניירות וכל מיני קשקושים שהם לא בטוחים איפה לשים.

טיפים מעשיים לטיפוס "הלא מסודר"

1. צור קטגוריות: בשלב הראשון קח את כל מסמכים (מכל המגרות, הכיסים, התיקים וכו'….) ומיין אותם בערמות לפי נושאים. כך, רק מעצם המיון ייווצרו לך קטגוריות.

2. תייק לפי נושאים: תייק את ערימות הנייר שנוצרו תחת נושא משותף. אל תשכח לכתוב במקום שתראה- מה הנושא/ הקטגוריה של הניירת.

3. בחר שיטת תיוק שעובדת בשבילך: ישנן שיטות תיוק רבות ושונות, כדי לקבל רעיונות אפשר ללכת לחנות לציוד משרדי ולראות מה הן מציעות.
זכור, זה לא משנה באיזו שיטת תיוק תבחר, אלא מה שחשוב הוא שתבחר שיטה שנוחה, קלה ונגישה לך. כי מה שאנו נגיש לך כאילו לא קיים.
* שים לב שאתה לא מתייק מסמכים שצרכים לעבור טיפול כלשהו.

4. בקש עזרה: אם נראה לך שאתה משקיע המון זמן בחיפוש אחר משהו שהיה כאן כרגע ונעלם כאילו בלעה אותו האדמה, זה אומר הבלגן כרגע מנהל חלק נכבד מהזמן שלך ולפעמים דרושה עזרה חיצונית כדי להשתלט על הבלגן שנוצר.

5. בחר לעצמך נהלי עבודה חדשים: סדר וארגן אינו משימה חד פעמית, לכן חשוב מאוד שתבחר לעצמך איזה שיטות קבועות אתה רוצה לאמץ כדי להמשיך ולסדר את עסק והניירת שלך.
כשאני מקבל מכתב מה אני עושה איתו? איפה אני שם חשבוניות? באיזה דרך אני שומר על צ'קים שעדיין לא הגיע מועד הפרעון שלהם? וכו'.
אם תחליף את הדפוסים הישנים בדפוסים חדשים ואפקטיביים תוכל לשמור לאורך זמן על הסדר החדש שיצרת.

הטיפוס המסודר

במשרד שלהם תמצאו ספריה נאה מלאה בקלסרים או שיטת תיוק אחרת, במחשב שלהם תמצאו עשרות תיקיות, בשולחן שלהם מאוגדים העטים, הדפים בציוד המתאים.

הם משקיעים לא מעט זמן בנסיון לייעל את שיטת הארגון שלהם, ורוצים לדעת שהם עלו על השיטה הטובה ביותר לכן הם תמיד שמחים לשמוע עוד על שיטות ארגון, סידור ויעול.

כפי שהסברתי בפוסט הקודם סדר וארגון מסייעים לנו להיות יעילים וממוקדים בהצלחת העסק. משום שהם הופכים את כל המידע וניירת שלנו לזמינים עבורנו ומאפשרים לנו לראות "תמונת על" ממוקדת לאן צועד העסק.

אך חשוב לזכור, שסדר הוא אמצעי להצלחת העסק ולא המטרה עצמה, לכן שימו לב להתמקד בעיקר ותנו אמון בשיטה שבחרתם לארגון החומר.
הרפו ממחשבות להתחיל לארגן את הכל מהתחלה והפסיקו כל הזמן לחפש דרכים נוספות להתייעלות, כמו שאומרים באנגלית keep it simple.

דברים נוספים שכדאי לזכור:
– קבע לעצמך יעדים ריאליים, יעדים ברי השגה.
– הקדש כל בוקר או כל סוף יום עבודה 15 דקות לתכנון יום העבודה, עבוד עם שעון ושים לב לזמנים.
– הכן תכנון שנתי מפורט לכל הפעילויות שאתה מעוניין לקדם (שוב הקפד על תכנית ריאלית וברת השגה). השאר זמן לחיים הפרטיים שלך.

לסיכום, גם אם שנים היית מסודר או לא מסודר, אתה עדיין יכול לבחור מי אתה רוצה להיות היום ואיך אתה רוצה להתנהל בעסק שלך, וכל מטרה שתציב לעצמך ותחליט איך ליישם אותה היא אפשרית וברת השגה!

זהה מהן החולשות שלך בנושא וזכור שמטרת העל ביצירת סדר וארגון בעסק, מעבר לזה שאתה רוצה לעבוד בסביבת עבודה נעימה, זה לאפשר לעצמך לעבוד ביעילות תוך התמקדות בהצלחת העסק שלך.

ממתינה לקרוא את התגובות שלכם ממש כאן למטה